烟台汽车工程职业学院文件

烟汽职院字〔2014〕28号

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烟台汽车工程职业学院

关于加强院长信箱管理的意见

各系、处室：

院长信箱是院长了解学生、了解教职工、了解学院的窗口，是民主办学的重要渠道。为使院长信箱在沟通师生与院长信息联系、提高民主办学水平方面发挥应有作用，提出如下管理意见：

一、指导思想

以党的群众路线精神为指导，贯彻落实学院“民主治校、畅通言路、解决问题、促进发展”的要求，加强和改进院长信箱的管理，及时受理师生及社会各界反映的各类问题，规范有序、高效高质地办理各类来信来件，提高办理质量和效率，推动学院民主治校的进程，助推学院名校建设。

二、院长信箱地址和受理范围

学院设立一个文本信箱：学院收发室信箱处；一个电子信箱：学院官网www.ytqcvc.cn上的院长信箱。

我院师生、学生家长及社会各界朋友均可通过院长信箱向院长反映与学院发展和学生切身利益相关的各种信息。具体信息受理范围包括：关于学院改革和发展的建议和意见；有关教育教学改革的建议和意见；有关学院管理的建议和意见；涉及干部作风、教师教风和管理服务人员作风的建议和意见；对学风建设和校园文化建设问题的建议和意见；对学院为师生提供各种服务的质量、效率的建议和意见等。院长信箱不受理违法的、反动的、不健康的、庸俗的、无聊的、无根据的以及超出院长职责、权力而要求院长受理的各种信息。

三、处理原则

（一）对于有关学院发展大计的信件，提交学院领导，研究改进后再做回复；

（二）对于有关师生利益问题的信件，如果能办到的，立即办理；

（三）对于反映问题比较复杂的信件或者一时不能解决的问题，先做出回复，再作安排规划，妥善处理；

（四）对于需要调查处理的信件，按规定渠道调查处理后再做回复；

（五）对于明显造谣诽谤，有人身攻击的信件不予回复；

（六）对于用语不文明，存在发泄不满情绪的，可以在工作中作为参考，不予回复。

四、处理程序

院长信箱的信息由院长受理，纪委监察科设院长信箱管理办公室，安排专人负责。

（一）院长信箱管理办公室管理人员每天接收信件，对收取的信件进行分类登记、编号，填写《烟台汽车工程职业学院“院长信箱”来件处理单》。

（二）根据来信内容进行分类处理。对重要信件，交院长阅批，根据批示意见进行处理；对于一般信件，由院长信箱管理办公室形成《烟台汽车工程职业学院“院长信箱”来件交办单》，直接转有关部门处理。

（三）承办部门在接到《交办单》后，应按批示要求抓紧落实，并及时向院长信箱管理办公室报告处理结果和回复意见，形成《“院长信箱”来件办理情况报告单》，以书面和电子文本两种形式报院长信箱管理办公室。

（四）院长信箱管理办公室管理人员应认真初审办理结果和回复意见，经院长审阅后及时做出回复。

五、处理时限

文本信箱由管理人员每周五收取一次；电子信箱由管理人员每天上午9时前收阅一次。各承办部门从接到《交办单》之日起，一般信件在2个工作日内处理完毕，形成《“院长信箱”来件办理情况报告单》报院长信箱管理办公室；特殊信件，要说明原因并在两周内给予回复。

六、有关要求

（一）各职能部门和系部要建立自己的信息沟通渠道，主动、及时、高效地为师生服务，提高工作效率，避免上交矛盾和问题。

（二）各部门要配合好院长信箱管理办公室，做到件件有着落、事事有回音，及时、准确地回复好每一封信件。成立部门专人负责制，各部门负责人为主要责任人，并专门确定一名工作人员负责信件的接受、回复工作。

（三）院长信箱管理办公室管理人员要及时催办督办，并做好有关材料的收集、归档与备查工作，并将各部门“院长信箱”的办件效率和回件质量进行统计并汇总，统计结果纳入年终考核。

（四）对“院长信箱”的来信情况，院长信箱管理办公室每学期要至少进行一次统计汇总分析，报各院长参阅，分析结果作为改进全院工作的重要依据。

烟台汽车工程职业学院

2014年5月8日

烟台汽车工程职业学院办公室 2014年5月9日印发